Compliance algemeen
Het begrip compliance is afkomstig uit het Angelsaksisch recht en vindt in het bijzonder zijn oorsprong in de Verenigde Staten van Amerika, waar in de jaren '30 van de twintigste eeuw de noodzaak van vergaande regulering van onder andere de financiële sector werd ingezien. In Nederland is compliance pas rond 1990 in de financiële sector ingevoerd. Het begrip is vooral actueel geworden na de grote financiële schandalen zoals Ahold, Enron en Worldcom. Het uiteindelijke doel van compliance is het voorkomen dat een organisatie wet- en regelgeving overtreedt en daarmee publiekelijk in opspraak raakt.
Compliance is dus het vakgebied van mensen die bij een organisatie verantwoordelijk zijn voor de naleving van de geldende wet- en regelgeving, erop toezien dat er gewerkt wordt volgens de door de organisatie zelf opgestelde normen en regels, en het bewaken van de integriteit van de organisatie.
Binnen dit vakgebied fungeert de compliance officer als de interne toezichthouder van een organisatie en zorgt als bewaker van de integriteit van de organisatie ervoor dat men zich binnen de organisatie bewust is van reputatie- en integriteitsrisico’s.
In de financiële dienstverlening betekent dit de invoering en naleving van regels, die bedrijven en instellingen krijgen opgelegd van zowel de overheid als de financiële toezichthouders De Nederlandsche Bank (DNB) en de Autoriteit Financiële Markten (AFM).
Elke financiële instelling beschikt daarnaast over een compliance regeling die voorschriften bevat waaraan de in die instelling werkzame personen zich dienen te houden, alsmede voorschriften omtrent de wijze van controle op de naleving ervan. Een dergelijke regeling bevat bijvoorbeeld voorschriften omtrent de wijze waarop functionarissen voor eigen rekening in effecten mogen handelen, restricties in de omgang met zakenrelaties en de omgang met vertrouwelijke informatie.
De compliance officer wordt meestal door het hoogste bestuursorgaan van de organisatie (Raad van Bestuur of Hoofddirectie) benoemd. Hij werkt in volstrekte onafhankelijkheid en geniet een hoge mate van rechtsbescherming.
De compliance officer houdt zich onder andere bezig met:
- adviseren over aanpassingen aan de interne bedrijfsvoering;
- vergroten van de compliance-awareness door middel van communicatie en training;
- signaleren, identificeren en beoordelen van compliancerisico’s;
- pro-actief te adviseren over compliancerisico's;
- opstellen en invoeren van risicobeheersende maatregelen;
- monitoren van de transacties van werknemers;
- oplossen van compliance incidenten;
- onderhouden van contact met toezichthouders.
Voor effecten- en kredietinstellingen is het aanstellen van een compliance officer verplicht; bij daaraan verwante instellingen, zoals effectenuitgevende instellingen, pensioen- en spaarfondsen en verzekeraars, is het in ieder geval zeer gebruikelijk om een compliance officer aan te stellen.
Een organisatie die op grond van wet- en regelgeving verplicht is een compliance officer aan te stellen, kan een externe compliance officer aanstellen. In dit geval werkt de externe compliance officer samen met een persoon binnen de organisatie die compliance in zijn of haar portefeuille heeft. Deze interne functionaris fungeert dan als de voelsprieten voor de externe compliance officer. Een variant hierop is, dat de externe compliance officer als coach van de interne compliance officer functioneert. In dit laatste geval is de interne functionaris de compliance officer van de onderneming en verantwoordelijke voor de uitvoering van de complianceregeling. De externe compliance officer fungeert dan als sparring partner voor de interne compliance officer.
