HR is verantwoordelijk voor de sollicitatieprocedure binnen organisaties en komt in aanraking met de verwerking en opslag van persoonsgegevens. Het is belangrijk om aandacht te besteden aan het verzamelen, verwerken en bewaren van sollicitatiegegevens, evenals het waarborgen van de (privacy)rechten van sollicitanten. Er zijn veel voorbeelden waar dit niet goed geregeld is. Zo werd bij een hack van een recruitment platform pijnlijk duidelijk dat veel organisaties hun sollicitatiegegevens veel te lang bewaren. Laten we de belangrijkste punten op een rijtje zetten zodat de HR-afdeling een rechtmatige, transparante en ethische sollicitatieprocedure kan waarborgen.
De AVG stelt specifieke eisen aan het verwerken van persoonsgegevens, die gelden onverminderd voor de sollicitatieprocedure. De organisatie dient een doelbinding en grondslag te hebben. Er zijn meerdere grondslagen voor de verwerking van persoonsgegevens voor werving en selectie. De verwerking van de sollicitatie (cv en motivatie) valt onder Artikel 6 lid 1 sub b AVG: verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen. Dit is echter alleen aan de orde als het daadwerkelijk een functie (contract) betreft waar de betrokkene op heeft gesolliciteerd.
